Учёт по проектам в агентстве: прибыль проекта после часов команды, субподряда и «ещё одной правки»
Проект продан за 1,2 млн ₽ со сметой 300 часов. Сдан через четыре месяца, часов списано 480, из них 90 — на правки, которых в смете не было. В CRM проект закрыт как успешный. Разбираем учёт по проектам: план-факт часов, переделки как отдельная статья и прибыль после всего.
Короткий ответ
Учёт по проектам — выручка проекта по актам против часов команды по факту по стоимости часа работы, плюс субподряд, сервисы и накладные. Проект за 1,2 млн ₽ со сметой 300 часов и фактом 480 при стоимости часа 2 000 ₽ приносит минус 80 тыс. ₽ вместо 340 тыс. ₽ по смете. Правки сверх сметы — отдельная статья учёта.
Что такое учёт по проектам и зачем он агентству
Проектный учёт — разнесение выручки и всех затрат по каждому проекту и клиенту: часы команды из трекера по ролям и стоимости часа работы, субподряд и фриланс по актам, сервисы и закупки, доля накладных по закреплённой базе. Результат — прибыль каждого проекта и клиента, которой в отчёте по компании в целом нет.
Без него агентство знает выручку (из CRM) и ФОТ (из бухгалтерии) и не знает, какой из двадцати проектов съел прибыль. Рентабельность по клиентам как итоговый показатель мы разбирали в статье про рентабельность проекта в бизнесе услуг; здесь — механика учёта, из которого она считается.
Пример: один проект от сметы до прибыли
Проект с фиксированной ценой 1 200 000 ₽, смета 300 часов.
| Строка | План | Факт |
|---|---|---|
| Выручка по актам | 1 200 000 ₽ | 1 200 000 ₽ |
| Часы команды | 300 | 480 |
| в том числе правки сверх сметы | 0 | 90 |
| в том числе пресейл и согласования | 0 | 40 |
| Стоимость часов (2 000 ₽/час работы по ролям в среднем) | −600 000 ₽ | −960 000 ₽ |
| Субподряд (иллюстратор, верстка) | −60 000 ₽ | −110 000 ₽ |
| Сервисы и закупки под проект | −20 000 ₽ | −30 000 ₽ |
| Маржа проекта | 520 000 ₽ (43%) | 100 000 ₽ (8%) |
| Доля накладных (15% выручки по правилу разнесения) | −180 000 ₽ | −180 000 ₽ |
| Прибыль проекта | 340 000 ₽ (28%) | −80 000 ₽ (−7%) |
Проект, который в CRM закрыт как успешный, принёс компании минус 80 тыс. ₽. Разница между планом и фактом — 420 тыс. ₽: 180 часов сверх сметы, из них половина — правки, которые клиент считал «частью работы», и 50 тыс. ₽ субподряда, который взяли, потому что своя команда ушла в правки.
Пример расчёта: цифры условные; стоимость часа по ролям — из статьи про стоимость часа работы сотрудника, часы — из трекера, доли — из P&L компании.
Правки, пресейлы, бенч: три статьи, которые прячут убыток
Правки сверх сметы. В трекере они списываются на проект как обычные часы и растворяются в факте. Правило: часы сверх сметы по инициативе клиента — отдельная статья «правки сверх сметы» с еженедельным уведомлением клиента и актом; часы по вине команды (переделка из-за ошибки) — статья «переделки», которая считается в стоимости проекта и показывает качество.
Пресейл. Часы до подписания договора — на проект не относятся; они идут в статью «пресейлы» по клиенту и в стоимость часа работы как неоплачиваемое время. Если пресейл выиграл — часы остаются в статье, не в проекте: иначе проект выглядит хуже из-за того, что его продавали.
Бенч. Часы сотрудников без проекта — статья «бенч» по компании, не по проектам. Если бенч за месяц — 400 часов при стоимости 2 000 ₽, это 800 тыс. ₽, которые не относятся ни на один проект и съедают прибыль компании целиком. Решение по бенчу — план загрузки на 1–3 месяца против ФОТ, найм под подтверждённые проекты, субподряд под пики.
Три проекта: один в минусе
| Проект | Выручка | Часы план / факт | Маржа | Прибыль после накладных |
|---|---|---|---|---|
| А — сайт, фикс | 1 200 000 ₽ | 300 / 480 | 100 000 ₽ | −80 000 ₽ |
| Б — абонентский договор, 80 часов в месяц | 400 000 ₽ | 80 / 75 | 240 000 ₽ | 180 000 ₽ |
| В — кампания, фикс | 800 000 ₽ | 200 / 190 | 400 000 ₽ | 280 000 ₽ |
| Месяц | 2 400 000 ₽ | 580 / 745 | 740 000 ₽ | 380 000 ₽ |
Компания в плюсе на 380 тыс. ₽, и это видно по году. Что не видно без учёта по проектам: проект А съел 80 тыс. ₽ и 180 часов, которые могли уйти на проект В по той же ставке. Решение по проекту А — договор с лимитом правок и почасовой оплатой сверх него; по клиенту А — пересмотр ставки или отказ от следующего проекта.
Что считать каждую неделю
По каждому проекту: часы план / факт с разбивкой на смету, правки сверх сметы и переделки; стоимость часов по ролям; субподряд и сервисы; маржа и прибыль после накладных. По компании — бенч в часах и рублях, пресейлы по клиентам. Эти строки — еженедельный P&L по проектам и клиентам, который финансовый директор на аутсорсе для агентства и сервисной компании ставит в первый месяц.
Кому расчёт не подходит
Фрилансерам и студиям из двух–трёх человек, компаниям без трекера часов (сначала учёт времени) и компаниям с оборотом до 4 млн ₽ в месяц.
Статья не заменяет расчёт по данным конкретной компании.
Данные актуальны на 29 октября 2026 года. Материал подготовил TEFIN (ИП Тесленко Михаил Викторович, ИНН 780734263684, Санкт-Петербург) — финансовый директор на аутсорсе для агентств, сервисных компаний и малого бизнеса. Цифры в примере условные; трекеры часов и CRM — как источники данных.
Бесплатный финансовый аудит от TEFIN: разбираем ваш управленческий учёт, находим утечки прибыли и показываем, где бизнес теряет деньги. 60 минут по видеосвязи с финансовым директором.
Короткие ответы
Что такое учёт по проектам в агентстве?
Разнесение выручки по актам и всех затрат по каждому проекту: часы команды из трекера по стоимости часа работы, субподряд, сервисы, доля накладных по закреплённой базе. Результат — прибыль каждого проекта и клиента, которой в отчёте по компании в целом нет.
Как учитывать правки сверх сметы?
Отдельной статьёй «правки сверх сметы» с еженедельным уведомлением клиента и актом, если правки по его инициативе; статьёй «переделки» — если по вине команды. В трекере они не должны растворяться в обычных часах проекта.
Почему проект с маржой 43% по смете ушёл в минус?
180 часов сверх сметы (правки, согласования) по 2 000 ₽ и 50 тыс. ₽ лишнего субподряда: в примере статьи проект за 1,2 млн ₽ принёс −80 тыс. ₽ после накладных вместо плановых +340 тыс. ₽.
Куда относить пресейл и бенч?
Пресейл — в статью по клиенту и в стоимость часа работы, не в проект. Бенч — в статью по компании: 400 часов без проекта при 2 000 ₽ за час — 800 тыс. ₽ в месяц, которые ни один проект не покрывает.
Как разносить накладные по проектам?
По закреплённой базе — доля от выручки или от часов, одинаково каждый месяц. В примере статьи 15% выручки; при этом правило не меняется от проекта к проекту, иначе сравнивать проекты нельзя.
